روی تصویر زیر کلیک کنید!
آموزشآموزش نرم افزارهای ماکروسافتپاورپوینتمنتخب سردبیر

58 نکته و ترفند پاورپوینت – حرفه ای و تاثیرگذار

5
(2)

برخلاف یک پاورپوینت خوب، پاورپوینت بد، یک حواس پرتی محضه. این نوع پاورپوینت ها ممکن است پر از متن باشند یا شامل اسلایدهایی باشند که هیچ ربطی به هم ندارند. حتی بدتر برخی از اسلایدها حاوی عکس های زشت و طراحی ضعیف هستند که  از فهم پیغام نهفته شما در  ارائه جلوگیری میکند. این موضوع به حدی جدی است که می تواند به اعتبار شما به عنوان یک سخنران حرفه ای لطمه وارد کند.

در این مقاله 58 نکته و ترفند پاورپوینت به شما آموزش داده می شود و به شما کمک میکند تا نحوه ساخت یک پاورپوینت موثر و حرفه ای رو یاد بگیرید. این اموزش یکی از کاملترین هاست.

فهرست مطالب

چه چیزی یک ارائه پاورپوینت را موثر میکند؟

یادگیری استفاده از پاورپوینت  و به کارگیری صحیح و سریع ان بسیار ضروری است. اما مهمتر از ان ساخت ارائه ای است که همه اهداف ارائه شما را به خوبی هدف قرار دهد. یک  ارائه پاورپوینت عالی خصوصیات زیر را دارد:

ساخته شده برای پیروزی: تحقیق، برنامه ریزی و اماده سازی حرفه ای قالب پاورپوینت به شما کمک میکند تا پیغام مد نظر خود را به صورت کاملا موثر به مخاطب برسانید.

طراحی اصولی: یک طراحی خوب هیچ وقت نباید پیغام شما را پیچیده کند.

تمرین برای کمال: زمان بندی خود را کنترل کنید تا نکات مد نظر شما کاملا هدفمند به مخاطب برسد.

ارام و قوی: ارائه شما باید طوری باشد که از درون کاملا ارام و از بیرون کاملا با اعتماد به نفس باشید. به مخاطبین خودتان، گرمی، هیجان و انرژی بدهید.

عاری از اشتباه: از غلط های املایی، کلیپ های بی ربط یا بی کیفیت پرهیز کنید. همچنین به هیچ وجه اسلایدهای خود را روخوانی نکنید.

قبل از شروع کار پاورپوینت

قبل از باز کردن پاورپوینت باید این نکات را رعایت کنید. بعد از این که کاملا اماده شدید به سراغ 60 نکته و ترفند موثر پاورپوینت بروید.

محتوای خود را بشناسید

ارائه شما فقط اسلایدها نیستند. بلکه درباره پیغامی ست که میخواهید به مخاطب منتقل کنید. قبل از پرکردن اسلاید ها به ترتیب ارائه و سخنرانی خود فکر کنید. شما باید یاد بگیرید که چگونه یک ارائه خوب داشته باشید.

هرچه دارید را بنویسید

در ماکروسافت ورد یا گوگل داکس، هرچه که میخواهید به مخاطب منتقل کنید را بنویسید. شما باید به نظم ذهنی در مورد چگونگی و ترتیب ارائه مطالب برسید.

قسمت های مهم را هایلایت کنید.

یک ارائه فقط قسمت های مهم را پوشش می دهد. هر موضوعی که میخواهید در مورد ان صحبت کنید باید شامل موارد مهم باشد و از ارائه تمامی جزئیات پرهیز کنید. نکات کلیدی را انتخاب کنید و بقیه موارد را در قسمت ضمیمه بیاورید. هر زمان که مخاطب شما سوالی پرسید میتوانید به ضمیمه رجوع کنید.

مخاطب خود را بشناسید

نحوه سخنرانی شما در جایی که پر است از مختصصان پزشکی باید فرق داشته باشد با جایی که جوانان جویای کار قرار دارند. انتخاب موضوع شما، نحوه صحبت کردن شما و مثال هایی که برای روشن شدن مطلب میزنید همگی با هم متفاوتند. کمی هم باید شوخی در سخنرانی شما باشد.

شناخت خوب مخاطب مانند ترسشان، خواسته ها و امیالشان اولین قدم برای جذب آنها هنگام سخنرانی است.

تمرین کنید.

سعی کنید با ریتم ارائه خود، خو بگیرید و در جاهای مختلف ریتم ارائه خود را عوض کنید. تمرین با صدای بلند باعث می شود که نسبت به مطالب احساس به وجود بیاید و در هنگام ارائه واقعی کاملا منظم و بدون دستپاچگی پیش بروید. موقع تمرین متوجه خواهید شد که برخی از مطالب به درد نمیخورن و برخی خیلی عالی هستند.

تصحیح بعد از تمرین

بعد از اینکه تمرین کردید متوجه می شوید که برخی از قسمت ها به صورت طبیعی جریان ندارند. اینجاست که شما با کمی دقت باید مطالب را تصحیح یا جابه جا کنید. مهم ترین قسمت ساخت یک ارائه عالیی بخش نوشتن ارائه است. قسمت مهم بعدی تصحیح نوشته های قبلی است.

با دوست خود در میان بگذارید.

اگر مخاطبین ارائه شما خیلی زیاد هستند میتوانید از دوستان خود بخواهید تا به ارائه شما گوش دهند و نظرات و انتقادات خودشان را برای بهبود ارائه به شما انتقال بدهند.

نکته و ترفند پاورپوینت – نکات طراحی یک پاورپوینت خفن!

بعد از نکات گفته شده، مهمترین نکته  اسلایدهای شما هستند. اگر این اسلایدها به خوبی طراحی نشده باشند، ارائه شما بدون همراهی مخاطبین خواهد بود و یا کاملا حواس مخاطب را پرت خواهد کرد(علی رغم کیفیت خوب مطالب). در اینجا چند نکته  طراحی گفته شده تا از این موارد جلوگیری بشود:

اسلایدها را تا حد امکان ساده نگه دارید.

این یکی از مهمترین نکات ارائه پاورپوینت است که هنگام طراحی اسلایدها باید رعایت کنید. به خاطر داشته باشید که با کمترین محتوا بیشترین اثر را بگذارید. یک اسلاید شلوغ حواس مخاطب را پرت می کند. باعث ایجاد سردرگمی برای مخاطب می شود: روی کدام قسمت از اسلاید باید تمرکز کنم؟ آیا باید اسلاید را بخوانم یا به مجری برنامه توجه کنم؟

اما ، یک اسلاید ساده و جذاب از نظر بصری، مخاطبان شما را درگیر خود می کند و آنها را در مسیر نکات اصلی خود قرار می دهد. عکس زیر نمونه ای از یک اسلاید ساده است:

نکته و ترفند پاورپوینت - سادگی در عین زیبایی
سادگی اسلاید پاورپوینت در عین زیبایی

خیلی کم از متن استفاده کنید.

در صورت امکان ، از بولت ها خودداری کنید. در غیر این صورت آنها را به چند کلمه ساده تقسیم کنید. مخاطب باید گوش کند ، نه بخواند.

از گرافیک و عکس های با کیفیت بالا استفاده کنید.

یکی از نکات مهم در ارائه پاورپوینت با کیفیت ، استفاده از عکس ها و گرافیک با کیفیت بالا است.

اگر ارائه شما از نظر بصری جذاب باشد ، مردم به احتمال زیاد شما را دست بالا می گیرند. کاربران طراحی جذاب را بیشتر قابل استفاده می دانند.

از چارت های مرتبط و دقیق استفاده کنید.

اگر نمودارها و گراف ها به درستی مورد استفاده قرار نگیرند، می توانند حواس شما و مخاطبتان را پرت کنند. اطمینان حاصل کنید که طراحی اطلاعات شما ساده و تمیز است تا مخاطب تمام وقت خود را صرف رمزگشایی آنچه محور X شما نشان می دهد، نکند.

از قالب های با کیفیت استفاده کنید

قالب های قدیمی یا جدید با طراحی ضعیف به خاطر عدم ظاهر مناسب و حالتی کسل کننده باعث خستگی مخاطب می شود. این خستگی حسی منفی نسبت به شما و ارائه شما ایجاد میکند. همیشه سعی کنید بهترین طراحی را با اصول استاندارد داشته باشید. در صورتی که دانش یا زمان کافی برای طراحی ندارید میتوانید از قالب های اماده استفاده کنید.

همیشه هزینه ها بحث بسیار مهمی در هر موضوعی است. در ریون مگ شما با هزینه کمی میتوانید قالب های اماده ای را تهیه کنید که بهترین طراحان داخلی یا خارجی مطابق با اصول استاندارد طراحی و روانشناسی رنگ ها طراحی کرده اند.

فونت مناسب انتخاب کنید.

فونت ها بخش مهمی از جذب مخاطب شما هستند. فونت ها و انتخاب تایپوگرافی تأثیر ناخودآگاه بر بینندگان دارد. آنها باعث می شوند ارائه و نام تجاری شرکت شما به صورت مثبت یا منفی مشخص شود. مطمئن شوید که فونت هایی را انتخاب می کنید که حرفه ای و مدرن هستند!

رنگ ها باید به درستی و متناسب انتخاب شوند.

مانند انتخاب فونت ، رنگها باعث واکنشهای ناخودآگاه خاصی از بینندگان می شوند. انتخاب یک ترکیب رنگ قدیمی برای ارائه شما، آن را بی اثر می کند.

فرمت ساده و تمیز باعث ایجاد تفاوت می شود.

از شلوغی اسلایدها پرهیز کنید. هرچه اسلاید خلوت تر بهتر. اما به این نکته توجه کنید که خالی بودن اسلاید، طراحی را زیر سوال نبرد.

از مکان صحیح آبجکت ها مطمئن شوید.

همیشه تقارن زیبایی خاصی داشته است. سعی کنید آبجکت های خود را متقارن بچینید و یا طرز چینششان کاملا منظم و چشم نواز باشد.

نکات طراحی یک پاورپوینت خفن - مکان صحیح ابجکت ها

از نقطه گذاری و علامت گذاری پرهیز کنید.

علامت ها و نقطه گذاری های بیش از حد چندان جالب نیست. سعی کنید از آیکون ها و موارد بصری استفاده کنید.

از فرمت دهی بیش از حد جلوگیری کنید.

سعی کنید زیاد متن ها را شلوغ نکنید. به عنوان مثال همه جا از فرمت ایتالیک یا زیرخط دار استفاده نکنید. یا در استفاده از بولت ها زیاده روی نکنید.

اطلاعات خود را با گرافیک ترکیب کنید.

یکی از حرفه ای ترین مهارت ها در پاورپوینت استفاده از اینفوگرافی است. با استفاده از عکس می توانید اسلایدها را زنده کنید و متن را به نفع گرافیک کاهش دهید.

انفوگرافیک به ترکیب اطلاعات با گرافیک گفته می شود. وقتی از قالب های بصری استفاده کنید درصد تاثیر ارائه شما افزایش می یابد.

نکات تمرین ارائه: بلندخوانی، بلندخوانی، بلندخوانی

تحویل محتوا به مخاطب از خود محتوا مهمتر است. در ادامه نکاتی در این رابطه گفته شده است:

تکرار تمرین

فقط انجامش بده دوباره و دوباره. مکث ، حرکات و زبان بدن را آزمایش کنید. به ازای هر دقیقه صحبت خود حدود یک ساعت تمرین کنید.

با تایمر تمرین کنید.

موقع برخی از سخنرانی ها مانند جلسه دفاع پایان نامه شما وقت محدودی دارید. برای اینکه هماهنگ با این زمان باشید هنگام تمرین از تایمر استفاده کنید و تلاش کنید تمام مطالب مورد نیاز را در این بازه زمانی ارائه دهید. مطالب اضافی که زمان بیشتری نیاز دارند را ضمیمه کنید و در انتهای جلسه در صورت خواست مخاطبین از شما، توضیح دهید.

کاهش سرعت حرف زدن

بسیاری از بهترین گوینده های امروزی عمداً آهسته صحبت می کنند. این شانس را دارید که تأکید کنید ، متفکرتر به نظر برسید و هضم اطلاعات خود را آسان تر کنید.

اغلب توقف کنید.

مانند نکته قبلی. مکث بیشتر ، اجازه می دهد تا بر نکات اصلی تأکید شود.

ارائه خود را ضبط کنید.

از دستگاه ضبط صدا تلفن خود استفاده کنید. خودتان را بسنجید و نقد کنید. موارد زیر را در نظر داشته باشید:

  • آیا مکث های شما خیلی کوتاه است یا خیلی طولانی؟
  • آیا به اندازه کافی آهسته صحبت می کنید؟ خیلی کند؟
  • وقتی عصبی هستید آیا صدای شما مانند خیلی بم می شود یا خیلی ریز؟

همیشه شنیدن صدای خود آدم عجیب و شاید حال به هم زن باشد. ولی بدانید که این مشکل همه هست و صدای شما واقعا این شکل نیست. صدای خود را زیاد گوش دهید تا عادت کنید.

سه نقطه را در اتاق ارائه انتخاب کنید

اگر در تمام مدت به یک نقطه (یا حتی وحشتناک ، یک شخص) خیره شوید ، ارائه شما بی تاثیر (و ناجور) خواهد بود. این نشان از اعتماد به نفس پایین شماست.

این را امتحان کنید: سه نقطه را در اتاق انتخاب کنید (معمولاً: چپ ، وسط ، راست).در زمان های مختلف به این سه نقطه نگاه کنید. البته اگر بتوانید بر کل اتاق ارائه تسلط داشته باشید بسیار تاثیرگذار است.

طول جملات خود را تغییر دهید.

با تغییر طول جملات ارائه شما جذاب تر به نظر می رسد. زیرا جملات یکسان ارائه شما را کسل کننده و مخاطب را خسته میکند.

تن صدایتان را تغییر دهید.

برای تایید بر یک موضوع یا جمله یا کلمه خاص لازم است تن صدایتان را بالاتر ببرید. با بالابردن تن صدا هم مخاطب دوباره متمرکز می شود و هم از خواب آلودگی او جلوگیری می شود.

در جلوی یک آینه تمرین کنید.

برای اینکه با زبان بدن خود و نحوه ارائه بیشتر آشنا بشوید حتما جلوی یک آینه تمرین کنید. اثر خیلی جالبی در اعتماد به نفس شما دارد.

حالت ارائه را در پاورپوینت انتخاب کنید.

در پاورپوینت با انتخاب حالت ارائه، اسلایدهای خود را تمام صفحه کنید. هرگز در حالت ویرایش ارائه ندهید.

با مخاطبین جدید تمرین کنید.

همیشه با یک نفر ثابت تمرین نکنید. بالاخره هر فرد نوع تفکری دارد و در برابر ارائه شما واکنش متفاوتی خواهد داشت.

مخاطبین را با سوال پرسیدن درگیر کنید.

با سوال پرسیدن و یا رقابتی کردن سوال، مخاطب را درگیر کنید و ارائه خودتان را به بهترین حالت ممکن جذاب کنید. تصور کنید که همه مخاطبین با چه شور و شوقی به سوالات شما پاسخ می دهند. مخصوصا زمانی که سوالات شما کمی چاشنی طنز داشته باشد.

شاید نیاز داشته باشید!

نفس عمیقی بکشید.

معمولا افرادی که استرس دارند با شروع سخنرانی سرعت ارائه بالایی دارند و نفسشان بند می آید. قبل از ورود به سکوی سخنرانی نفس عمیقی بکشید. همچنین چون از پله ها بالا رفتید. کمی صبر کنید تا نفستان برگردد. دوباره نفس عمیقی بکشید و شروع کنید.

خودتان را شاداب و پر انرژی کنید.

همیشه جذب مخاطب در لحظات اولیه رخ می دهد. سعی کنید با انرژی و شاداب شروع کنید.

یادآوری سرعت ارائه

در حین ارائه سرعت صحبت کردن شما ممکن است زیاد شود. همیشه به خودتان یادآوری کنید که کیفیت را فدای کمیت نکنید.

خواسته جمع را بفهمید

همیشه در هر جمعی نکته ای اساسی است که مخاطبین نیاز به شنیدن دارند و اصلا دلیل حضورشان همین موضوع است. پس سعی کنید زیاد از این موضوع دور نشوید.

ادا در بیاورید تا تلقین بشه

اگر اعتماد به نفس ندارید. ادای افراد با اعتماد به نفس بالا را می توانید در بیارید. با این کار به خودتان تلقین میکنید و بعد از چند دقیقه خواهید دید که واقعا پر انرژی هستید و اعتماد به نفس بالایی دارید.

نکات و ترفندهای ارائه پاورپوینت برای جلوگیری از اشتباه

از افکت های صوت بپرهیزید.

در هنگام سخنرانی، روی صدای خود افکت نذارید. سعی کنید صدای خودتان بی کم و کاست و بدون افکت به مخاطب برسد.

از اسلاید ترانزیشن فلاشی و ناگهانی بپرهیزید.

این نوع انیمیشن خیلی قدیمی شده و کلاس کار شما پایین می آید. به جای آن می توانید از انیمیشن های جدید مانند مورف استفاده کنید. اما استفاده از این انیمیشن ها باید با استراتژی و به جا باشد.

حواستان به کلیپ آرت ها باشد.

لطفا از کلیپ آرت ها استفاده نکنید. به جای آن از گرافیک های با کیفیت استفاده کنید.

نگران این نباشید که استرس دارید.

همیشه استرس در شروع سخنرانی هست. اگر نکات گفته شده را رعایت کنید و برموضوع مسلط باشید پس از 2 الی 3 دقیقه از سخنرانی، استرس شما تمام می شود.

ترس از سخنرانی در محیط عمومی برای مبتدیان به حدی است که شاید ارائه را لغو کنند. برای غلبه بر ترس خودتان سعی کنید قبل از سخنرانی مدیتیشن انجام بدهید.

  روخوانی نکنید.

به هیچ وجه از روی متن موجود در اسلاید نخوانید. این کار عدم تسلط شما بر موضوع را نشان می دهد و توانایی هایتان زیر سوال خواهد رفت.

قالب مورد استفاده را شخصی سازی کنید.

اگر قالبی از مارکت هایی مانند ریون لرن خریداری کرده اید شاید کاملا مناسب شما باشد که این بسیار عالیست اما ترجیحا متناسب با برند خودتان قالب تهیه شده را ویرایش کنید.

نکات و ترفندهایی برای افزایش سطح ارائه پاورپوینت

استفاده از راهنمای بصری

سعی کنید از فلش ها، و راهنماهای زیبای گرافیکی برای نشان دادن یا مقایسه آیتم های مختلف استفاده کنید. از راهنمای نقشه به خوبی استفاده کنید و در جای مناسب نشان دهید. طوری نباشد که کاربر گیج شود و وقت خود را به جای توجه به شما صرف فهمیدن اسلاید کند.

زیاد از انیمیشن استفاده نکنید.

استفاده از انیمیشن باید کاملا برنامه ریزی شده، هدفمند و با استراتژی باشد. انیمیشن زیادی مثل بقیه موارد باعث حواس پرتی مخاطب می شود. سعی کنید از انیمیشن ها جهت تمرکز بر موضوعی خاص استفاده کنید.

آموزش ساخت پروگرس بار برای نمودار در پاورپوینت

با انیمیشن محتوا را به صورت مرحله ای نمایش دهید.

برای متمرکز کردن مخاطب روی قسمت خاصی از اسلاید سعی کنید از انیمیشن استفاده کنید تا در هر لحظه فقط بر یک موضوع متمرکز شود.

  • یک ویدئو به پاورپوینت خود اضافه کنید.
  • گراف و چارت اضافه کنید.
  • با استفاده از اسمارت آرت اینفوگرافی بسازید.

با حالت presenter view ارائه دهید.

این حالت، کل اسلایدهای شما روی صفحه نمایش می افتد و دید بهتری دارد. ارائه در حالت ویرایش، حرفه ای بودن شما را زیر سوال می برد.

تغییرات پاورپوینتتان را ردیابی کنید.

وقتی که در ساخت پاورپوینت با گروهی مشارکت می کنید. حتما باید تغییراتتان قابل ردیابی باشد تا بقیه افراد تیم فهم صحیحی از تغییرات داشته باشند. این قابلیت در تب Review و قسمت Compare قابل دسترسی است.

10 تا از نکات حرفه ای و پیشرفته پاورپوینت

با استفاده از کوییز، مخاطبان را بیشتر درگیر کنید.

قبلا در این مورد توضیح داده شده اما اگر کویز شما طوری باشد که ثبت شود و هم نتیجه و هم میزان مشارکت به صورت گرافیکی نشان داده شود خیلی بهتر است.

عکس ها را به شکل دلخواه نشان دهید.

عکس ساده چارگوش، یا دایره ساده چندان مخاطب پسند نیز و مختص انسان های اولیه است 😊. سعی کنید عکس ها را در چارچوب های مختلف نشان دهید.

بخشی از پاورپوینت خود را چاپ کنید.

برای دانشجویان خود پاورپوینت را چاپ کنید تا بتوانند موضوعات آموزش دیده را دوباره یادآوری کنند.

با استفاده از Master Slides کل اسلایدها را ویرایش کنید.

این قابلیت که در تب View قرار دارد برای ایجاد تغییرات و یا ساخت قالب استفاده می شود. تغییراتی که به هیچ وجه در حالت معمول قابل تغییر نیستند و فقط در همین قسمت می توان ان ها را تغییر داد.

حجم فایل پاورپوینت را برای به اشتراک گذاری کاهش دهید.

معمولا حجم فایل های پاورپوینت زیاد نیست ولی اگر حجم زیادی تولید کردید، با استفاده از نرم افزارهای فشرده ساز مانند Win Rar از حجم انها بکاهید و در اختیار مخاطب قرار دهید.

فرآیندها را با فلوچارت مرحله بندی کنید.

توضیح فرآیندها با فلوچارت هم زیبایی اسلایدها را دوچندان میکند و هم فهم مخاطب را.

از رنگ مخصوص شرکت یا برند خودتان استفاده کنید.

هر برند یا شرکتی در لوگوی سازمانی خود از رنگ مخصوصی استفاده میکند. در ارائه خود نیز از این رنگ استفاده کنید.

پست های مناسب شبکه های اجتماعی بسازید.

اگر به صورت مجازی فعالیت میکنید. پست هایی بسازید که کاربر ترغیب به اشتراک آنها شود. این پست ها باید مناسب شبکه های اجتماعی باشند.

معرفی قالب پاورپوینت

قالب های زیر بهترین قالب هایی است که تمامی نیاز شما را رفع خواهند کرد. این قالب ها توسط بهترین طراحان، ساخته شده اند و تمامی اصول طراحی در آن ها رعایت شده است.

منبع

Tutsplus

این مقاله چقدر مفید بود؟

میزان رضایت خود را با کلیک روی اموجی ها نشان دهید

میانگین آراء 5 از بین 2 نفر

تاکنون کسی رای نداده است! اولین نفر باشید

اگر این پست برای شما مفید بود...

با انتشار مطلب و نیز کلیک بر روی تبلیغات از ما حمایت کنید

از اینکه این پست برای شما مفید نبود عذرخواهی میکنیم!

با کامنت گذاشتن در بهتر شدن این پست به ما کمک کنید.

به ما بگویید چطور این پست را بهتر کنیم؟

حمزه شمسی

فکر این موضوع که سرچشمه همه انقلاب ها آگاهی است باعث شد که حمزه شمسی با تاسیس ریون مگ یک گام به این هدف نزدیک تر شود و با ایده های خلاقانه، آینده بهتری برای خود و دیگران رقم بزند.

یک دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

دکمه بازگشت به بالا
error: حق کپی رایت محفوظ!